Les frais d’achat de matériels professionnels en portage salarial : comment ça marche ?

Le portage salarial est une relation tripartie entre : le consultant en portage, l’entreprise de portage salarial (EPS) dont il devient salarié et les sociétés clientes pour qui il effectue des missions. Ainsi, en portage salarial, vous restez autonome et libre de vous consacrer à votre activité professionnelle. En effet, l’entreprise de portage s’occupe de la toute la gestion administrative liée à l’activité du salarié porté. Le consultant en portage engage également, en permanence des dépenses indispensables à son activité (frais kilométriques, frais de mobilité…). Ces différents types de frais professionnels peuvent être divisés en deux catégories : les frais de mission qui sont facturés au client et les frais professionnels qui apparaissent dans le bulletin de paie.

Les frais d’achat d’équipement en portage salarial

Le consultant en portage prospecte ses futurs clients, établit son emploi du temps, fixe aussi ses propres tarifs. Pour effectuer ses missions, il doit prendre en compte les dépenses essentielles à l’exercice de son activité professionnelle. On distingue deux catégories de frais :

• Les frais de missions : ce sont les dépenses liées à la mission du porté et qui sont également facturés au client. Le porté avance les dépenses pour son activité et elles seront facturées au client.
• Les frais professionnels ou de fonctionnement : ce sont toutes les dépenses nécessaires au bon fonctionnement de sa mission et qui sont engagées par le porté pour l’acquisition de matériel, l’adaptation d’un local, le télétravail ou encore pour se déplacer sur le site d’une ou plusieurs missions…

Les frais d’achat d’acquisition de matériel professionnel en portage salarial

Le consultant en portage qui a besoin de matériel professionnel afin de pouvoir exercer son activité peut se procurer ce dont il a besoin et le déclarer en frais professionnels. Les frais d’acquisition sont des frais exceptionnels, destinés à aider le consultant en portage à effectuer ses missions dans les meilleures conditions possibles, même si celui-ci est en télétravail.

De quel matériel professionnel s’agit-il ?

• Éventuels outils nécessaires / mobilier (bureau, chaise ergonomique)
• Matériel informatique (ordinateur, téléphone)
• Consommables (Cartouches d’encre, ramettes de papier)

Les frais d’acquisition de matériel constituent une catégorie de frais professionnels. À ce titre, ils sont donc non imposables et ne sont pas soumis aux cotisations patronales et salariales.

Ce sont des frais exceptionnels destinés au remplacement de matériel endommagé ou cassé, à l’acquisition de matériel ou de mobilier plus adapté. En règle générale, ces frais nécessitent une présentation de justificatifs pour chaque dépense.

NB : À noter qu’en cas de déménagement dû à la mission du salarié porté, les frais de mobilité : déménagement, logement entre l’ancien et le nouveau logement, peuvent constituer des notes de frais.

Les frais d’achat de matériel informatique et périphériques en portage salarial

Il s’agit de l’achat d’équipement informatique, strictement nécessaire à l’activité professionnelle du consultant en portage :

• Ordinateur
• Périphériques d’ordinateur (imprimante, souris etc.)
• Téléphone et tablette

En effet, seuls les achats directement en lien avec le métier qu’exerce le consultant sont à déclarer en frais de matériel professionnel.

Les fournitures et consommables

Le consultant en portage qui engage des dépenses indispensables à l’exercice et à la réalisation de sa mission (fournitures de bureau, encres, papeterie…) peut les déclarer en notes de frais. En principe, ces achats sont déductibles de son Chiffre d’Affaires :

• Seulement s’ils ont un lien avec la mission du porté
• Sur présentation de justificatifs auprès de la société de portage
• Si le caractère exceptionnel de l’achat est bien constaté,

Les frais de mobilier

Dans ce cas, le consultant en portage exerce son activité depuis chez lui. Il bénéficie quand même de la déductibilité des frais d’équipements de son Chiffre d’Affaire. L’acquisition de mobilier pour le salarié porté en télétravail peut également s’avérer indispensable. De ce fait, les frais de mobilier doivent être directement liés au métier du consultant en portage pour être déductibles de son Chiffre d’Affaire. En règle générale, Il doit fournir tous les justificatifs d’achats à la société de portage. Il peut s’agir :

• D’un bureau ergonomique (siège et meuble de bureau)
• Étagères et meubles de rangement
• Lampe de bureau etc.

L’adaptation d’un local à des fins professionnelles

Le consultant en portage qui exerce son activité professionnelle dans un local dédié, peut déclarer les frais engagés en frais professionnels. En général, le consultant en portage qui engage des dépenses de mise en conformité ou de réhabilitation dans un but professionnel est éligible à la déductibilité de ces frais professionnels. Comme pour les frais de mobilier, les frais engagés pour adapter un local à son activité sont exceptionnels.

Il doit impérativement s’agir de frais de remise en état ou de réhabilitation tels que :

• Frais de diagnostic de conformité électrique
• Installation de prises
• Liaison réseau eau

Les modifications de mise en conformité doivent également respecter la législation prévue par le Code du Travail.

Bon à savoir : Les frais d’acquisition de matériel sont des frais exceptionnels.

• Ils ne sont déductibles que s’ils respectent le caractère “exceptionnel” de la dépense et s’ils respectent les conditions prévues par la loi.
• Ceux sont des frais professionnels : non imposables, ni soumis à cotisations sociales. Ils sont remboursés au réel uniquement sur présentation des justificatifs de dépenses.

 NB : Les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations sociales ou à l’impôt sur le revenu : en ce sens, moins vous cotiserez, plus vos cotisations chômage et retraite seront revues à la baisse.

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